L'automatisation du recrutement : les outils, les do et les don’t

Selon une étude de Paycor, 97 % des employeurs veulent augmenter leur utilisation de technologies liées au recrutement.

C’est donc LA tendance du moment. Les outils d’automatisation du recrutement sont de plus en plus nombreux. En effet, automatisation signifie simplification des procédures, en laissant à la machine les tâches répétitives qui ne nécessitent aucune analyse humaine. Elle signifie aussi gain de temps, plus d’efficacité, existence d’un dispositif de suivi chiffré, meilleure expérience-candidat et optimisation des coûts. D’ailleurs, d’après Gartner, 51 % des entreprises qui automatisent leurs procédures de recrutement le font, en espérant économiser de l’argent.

D’après le Linkedin Global Recruiting Trends 2018, le recours à la technologie et à l’intelligence artificielle figure parmi les tendances dominantes du monde des RH. Cinq années après, les outils technologiques liés au recrutement poursuivent toujours leur essor. Il est donc important de revoir et d’actualiser les outils, les bonnes pratiques ainsi que les erreurs à éviter en la matière.

Quels sont les outils d’automatisation tendances du moment ? 

A l’heure actuelle, il n’y a pas un seul outil idéal pour recruter. Il y en a plusieurs et le choix revient à chaque entreprise, à chaque département des ressources humaines. En effet, tout dépend du besoin : la fréquence, le volume de recrutement, la taille de l’entreprise, les délais à tenir, etc. Toutefois, l’automatisation du recrutement passe aujourd’hui par trois types d’outils, souvent le mix entre eux : les ATS (Applicant Tracking System), les CRM (Candidate Relationship Management) et les Chatbots.

- L’ATS est le premier outil qui permet d’automatiser le processus actif de recrutement. Il permet de faire du sourcing en partant d’un mot-clé, de diffuser plus largement une offre en mode multicanal, de recueillir et de centraliser les candidatures sous forme de CVthèque, de les traiter, de les classer. Il se présente sous la forme d’un logiciel interne, acheté en une seule fois avec une licence ou sous la forme SaaS, un logiciel hébergé sur un serveur distant, payé par le moyen d’un abonnement. Aujourd’hui, 98,8 % des entreprises du Fortune 500 utilisent un ATS pour leurs recrutements (Source : Survey Reports of JobScan). Parmi les plus célèbres, on cite FlatchR ou encore, Jobvite.

- Le CRM s’intègre plus largement dans une stratégie de recrutement. Il s’agit de l’outil de gestion de la relation avec les candidats, aussi bien passifs qu’actifs. Un CRM permet d’automatiser la communication avec ces candidats, en aménageant une campagne emailing ou de newsletters, en faisant du nurturing des candidats à travers des contenus, qui suscitent et maintiennent leur intérêt par rapport à la marque employeur. Le CRM permet aussi de constituer et de conserver les données sur son vivier de talent et de les connaître à 360 °, c’est-à-dire sur toutes les facettes de leurs profils.  Yello ou encore TalentLyft sont des exemples de ces outils d’automatisation de la communication dans un recrutement.
 
- Chatbot : Le chatbot est un robot qui permet d’automatiser les conversations en temps réel avec un candidat. Actuellement, le progrès technologique est tel que les chatbots sont dotés d’une intelligence artificielle de type NLP (Natural Language Processing). Cette intelligence permet à la machine de comprendre les requêtes humaines et d’y répondre plus ou moins efficacement. Tout comme le CRM, les chatbots se focalisent en premier lieu sur l’automatisation de la communication avec le candidat. A la différence près que le chatbot le fait instantanément. D’ailleurs, certains CRM en intègrent un dans leur système. Les chatbots les plus évolués permettent même l’automatisation de la création de contenus liés au recrutement, allant de la fiche de poste aux questionnaires d’un entretien d’embauche. C’est le cas de ChatGPT, la star des IA de 2023.

Quelles tâches faut-il automatiser ?

L’automatisation est donc, aujourd’hui, la norme. Mais comment bien faire ? Voici quelques conseils sur les bonnes pratiques à adopter dans l’automatisation de son recrutement.

1) Automatiser toutes les tâches chronophages

L’automatisation ne change, ni la stratégie de recrutement, ni son processus. D’après McKinsey, 56 % du travail du département des ressources humaines peuvent être automatisées, sans changements drastiques dans le processus. D’ailleurs, selon Gartner, 56 % des entreprises qui utilisent l’intelligence artificielle dans le cadre d’un recrutement automatisent les tâches répétitives. L’automatisation du recrutement se concentre donc sur les tâches chronophages, comme la réception de nouvelles candidatures et ses accusés de réception, le stockage des informations des candidats, la diffusion des offres d’emploi, le tri des CV, la communication avec les candidats tout au long du processus. Elle n’altère pas le processus lui-même, qui débute par la détermination des besoins et se termine par la sélection du meilleur talent, selon les valeurs propres à l’entreprise. Elle doit faire partie intégrante d’une stratégie de recrutement préalablement définie.

2) Automatiser le sourcing et la diffusion des offres d’emploi

Parmi les bonnes pratiques de l’automatisation du recrutement, il y a l’automatisation du sourcing et de la diffusion des offres d’emploi. Beaucoup de recruteurs se contentent encore de diffuser leurs offres d’emploi sur un canal traditionnel (Pole Emploi, journaux quotidiens, Linkedin). Ils n’automatisent que la réception et le tri des candidatures. Or, il faut parfois aller plus loin pour recruter le meilleur talent. Automatiser le sourcing permet de tirer profit du big data pour aller chercher les meilleurs candidats. En automatisant la diffusion, il est possible de cibler autant de canal, de réseau social et de jobboards que voulu, sans décupler la charge de travail. D’ailleurs, bon nombre d’ATS sont compatibles avec divers sites dédiés à l’emploi.

3) Automatiser partiellement la sélection

D’après Worklife, 24 % des entreprises se servent de l’IA pour acquérir les meilleurs talents. Ce chiffre nous dit deux choses :

- D’abord, qu’il est possible d’automatiser le processus de sélection.

En effet, il est, par exemple possible d’éliminer directement tout candidat qui ne respecterait pas des exigences minimas prédéfinis. Il suffit alors d’avoir recours à une IA de type NPL ou de mettre en place ce paramètre dans son ATS (exemple : une langue obligatoire, un type de permis de conduire obligatoire).

D’ailleurs, d’après le Dr John Sullivan, expert international du recrutement, « Les chatbots peuvent être capables de comprendre des questions dans différentes langues et d'y répondre. Dans une entreprise internationale qui reçoit des questions dans plusieurs langues, on ne peut pas se permettre d'avoir suffisamment de recruteurs multilingues pour égaler les capacités d'un chatbot. Si le chatbot Q&A atteint ses limites, vous pouvez mettre le candidat potentiel en relation directe avec un recruteur en chair et en os. ».

A fortiori, le matching et le scoring peuvent également être automatisés, en fonction de critères préalablement renseignés. Des éléments accessoires à la sélection peuvent aussi être automatisés. C’est le cas de l’organisation des entretiens d’embauche et du planning, la communication de l’heure et du lieu aux candidats présélectionnés.

- D’autre part, ce chiffre est tout de même trop bas pour généraliser l’automatisation de la sélection. Cette étape est le cœur même du recrutement. C’est à ce niveau que le rôle de l’homme est prépondérant. Il est donc légitime de parler d’automatisation partielle de la sélection, soit automatiser uniquement le premier tri et la présélection, soit inclure un processus de paramétrage et de validation humaine à chaque étape effectuée par la machine.

4) Automatiser la majorité de la communication

La démocratisation des CRM et des Chatbots démontrent que la majorité de la communication avec le candidat peut être automatisée :

- Tous les emails, de la réception de la candidature à l’annonce d’un refus ou à l’organisation de l’entretien

- Les Chatbots, dès qu’un candidat pénètre sur la page carrière de l’entreprise, notamment pour répondre aux FAQ, poser lui-même des questions de présélection et éventuellement convertir un lead.

En vrai, seuls les appels téléphoniques à la fin de tout un processus de sélection du candidat idéal ne doivent pas être automatisés. A ce niveau, le recruteur doit démontrer son réel intérêt pour le candidat pour le pousser à accepter l’offre d’emploi.

5) Automatiser l’onboarding

Une étude de Chronos Incorporated intitulée “New Hire Momentum: Driving the Onboarding Experience” montre que « 36 % des professionnels des ressources humaines estiment que le manque d'automatisation de l'onboarding affecte négativement le processus d'onboarding ». Parmi les tendances actuelles, il y a donc également l’automatisation de l’intégration du candidat au sein de l’entreprise : paramétrage des accès, fourniture des documents nécessaires au nouvel employé recruté, outil interactif et réalité virtuelle pour guider à travers les locaux de l’entreprise, etc.

Quelles sont les erreurs à éviter ? 

Selon Philippe Guittet, spécialiste en Talent Management dans une interview accordée à Monster, « L'automatisation a encore les limites de la machine, pour l'instant, aucune n'a appris à détecter les soft skills ». L’automatisation du recrutement a donc ses limites, dont les 5 limites majeures que nous citons ci-dessous.

1) Vouloir automatiser à 100 %

Premièrement, il faut éviter de vouloir tout automatiser. L’intelligence artificielle n’est efficace que lorsqu’elle est encadrée par l’intelligence humaine. En effet, l’objectif est de gagner le plus de temps possible, pour laisser à l’homme le temps pour bien se décider, mais non pas de laisser la machine décider à la place de l’homme. Ainsi, la définition des besoins, la détermination du profil, notamment en ce qui concerne les soft-skills, le paramétrage des critères de sélection et le choix final de l’employé à recruter doit revenir à l’homme. La machine est inapte à apprécier certains éléments comme la motivation d’un candidat, sa ferveur, ses valeurs et sa capacité à s’adapter à l’entreprise qui recrute.

2) Automatiser sans stratégie

Deuxièmement, il faut éviter d’automatiser sans avoir de stratégie de recrutement. D’ailleurs, le choix des outils d’automatisation doit dépendre de cette stratégie. Avez-vous une stratégie de veille constante pour attirer un profil intéressant, même hors de la période de recrutement ? Il vous faut davantage un CRM performant qu’un ATS. L’automatisation doit découler de la stratégie et dicter les canaux de sourcing et de diffusion, les mots-clés utilisés dans le tri des candidatures, le paramétrage du matching et scoring, la façon de communiquer, les délais à tenir.

3) Automatiser sans insister sur l’aspect collaboratif de l’outil

Souvent, les biais humains, les incompréhensions et les erreurs de stratégie se répercutent sur les paramétrages d’automatisation. Cette situation s’avère dangereuse, dans la mesure où l’automatique peut décupler très rapidement une erreur des RH. Aussi, pour obtenir le maximum de bénéfices de l’automatisation et réagir à temps s’il y a un élément à corriger, l’aspect collaboratif doit prendre le pas. Cela signifie donner l’accès aux outils à plus d’humains et inciter à la collaboration dans le recrutement.

4) Opter pour le premier ATS qui vous tombe sous la main

C’est bien d’automatiser, mais les résultats ne seront vraiment palpables que si vous utilisez les outils qui vous conviennent. Prenez donc le temps de choisir les moyens de l’automatisation de votre recrutement. Le choix d’un ATS, d’un CRM ou d’un Chatbot doit dépendre de votre budget, du volume de candidatures à traiter, de la taille de l’entreprise, de la stratégie à adopter. Les entreprises multinationales qui recrutent continuellement peuvent avoir besoin d’utiliser plusieurs ATS simultanément. Prenez donc le temps de comparer et de tester, avant d’arrêter votre choix définitif.

5) Ne pas maîtriser l’outil d’automatisation utilisé

Selon les études SHRM, 54 % des entreprises qui automatisent leurs recrutements ont eu des difficultés à utiliser les outils qu’ils ont choisis et leurs options. Beaucoup ont même fait face à des cas dans lesquels le paramétrage a exclu, par erreur, des candidats qualifiés. C’est donc dire que l’automatisation du recrutement est une arme dangereuse, lorsqu’elle n’est pas maniée avec prudence et connaissance. En amont, il faudra se former à l’utilisation des outils et faire autant d’essais que nécessaire.