Bonnes pratiques

Recruteur, humanisez vos lettres de refus aux candidats

Par L'équipe Hunteed

Dans un processus de recrutement, il y a deux étapes difficiles : trouver le candidat idéal et savoir “bien” refuser les candidatures qui n’ont pas été retenues. Les lettres de refus, longtemps négligées par les recruteurs, sont aujourd’hui d’une importance capitale. En effet, c’est votre marque employeur qui est en jeu, c’est-à-dire votre réputation auprès des futurs candidats.

Selon une étude Hello Work, 78% des candidats déclarent que l’expérience candidat ont un impact direct sur leur vision de l’entreprise.

Il est donc tout à fait légitime de parler d’humanisation des lettres de refus. Ceci fait partie intégrante de votre marque employeur, mais aussi votre image auprès du grand public. En fait, le processus de recrutement en entier forme un cercle : c’est en sachant refuser humainement une candidature que vous attirerez plus de talents et qu’il vous fera facile de trouver la bonne personne. L’inverse est tout autant possible.

Un candidat, même refusé, s’il a ressenti de la bienveillance durant son processus de recrutement pourra s’avérer être un ambassadeur auprès d’autres candidats.

3 erreurs majeures à éviter dans vos lettres de refus

Monsieur X,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise. Cependant, nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue.
La compagnie ABC

Cet exemple montre le type de lettre de refus qui peut occasionner un impact négatif sur votre marque employeur. Dépersonnalisée et ne fournissant aucune autre explication au candidat que le fait qu’il soit refusé, elle risque de décourager les futures candidatures chez vous et renvoi de votre entreprise une image froide et austère.

Les trois erreurs majeures de cette lettre auront été :

1) L’absence d’une signature personnelle

Dans une communication humaine, l’identité de son interlocuteur est un minimum de considération requis. Il est vrai que c’est l’entreprise qui recrute mais la personne du recruteur doit assumer et prendre la responsabilité de son refus.

2) L’envoi d’une formule standard

Il est vrai que lorsqu’on reçoit des centaines de candidatures, envoyer des lettres de refus personnalisées à chacun de ces candidats pourrait s’avérer très difficile. Cependant, c’est un travail à faire et que l’on peut facilement déléguer afin de maintenir votre image. Ceci est d’autant plus nécessaire lorsque le candidat refusé aura déjà atteint un stade avancé dans le processus de recrutement et qu’il aura donc déjà eu des interactions directes avec des collaborateurs de votre entreprise.

3) L’absence d’explication

La lettre est restée sèche en se focalisant uniquement sur le refus de la candidature. Bien qu’il n’existe aucune obligation légale de motiver un refus, une simple explication sur les raisons qui ont fait qu’une autre personne ait été choisie permet de dissiper beaucoup de malentendus (une accusation de discrimination par exemple) et d’encourager le candidat dans ses futures recherches.

Les 3 erreurs à éviter dans les lettres de refus

Les caractéristiques d’une lettre de refus plus humaine

Pour humaniser vos lettres de refus et ainsi capitaliser sur votre marque employeur, il faut donc que la lettre de refus présente quelques points caractéristiques :

1) Une lettre de refus doit être signée

Prenez vos responsabilités en signant la lettre de votre nom, suivi de votre titre au sein de l’entreprise. Ne vous cachez pas derrière le seul nom de votre entreprise ou un intitulé de service très formal. Il n’y a rien de plus angoissant que de constater qu’au final, « personne » – au sens littéral du terme, ne s’est donnée la peine de se soucier de sa candidature. Évitez également les pronoms impersonnels tels que « on » ou « nous ».

2) Une lettre de refus doit contenir des éléments d’explication honnêtes

Elle doit énoncer clairement la raison du refus de la candidature. Attention à ne pas être trop diplomate pour, au final, étourdir le candidat quant à votre réelle réponse. Vous devrez fournir de la « vraie » information au candidat refusé pour l’aider à comprendre ce qui lui a manqué. Il ne s’agit pas d’une simple formule de politesse mais d’une explication véritable sur l’écart entre son profil et le profil recherché. Autant que possible, basez-vous sur des éléments objectifs (manque d’expérience, une mise en situation qui a échoué, un test psycho non probant – avec ses notes, …).

3) Une lettre de refus doit pouvoir aider le candidat à aller de l’avant

Se faire recaler engendre toujours des conséquences sur le moral d’un candidat. Aidez-le à dépasser cet échec. Ainsi, la lettre doit mettre en valeur au moins une des forces du candidat (encore une fois, d’une manière honnête et sans exagération). Elle doit aussi parler de ses faiblesses et d’une alternative possible pour qu’il s’améliore (une formation, une connaissance supplémentaire, …).

4) Une lettre de refus doit apporter de sincères remerciements pour la candidature

Un simple merci est insuffisant. Montrez que vous êtes réellement reconnaissant du fait que le candidat ait choisi de postuler chez vous. Il ne faut surtout pas que vos remerciements sonnent tout simplement comme une anesthésie préalable à la piqûre du refus.

5) Une lettre de refus doit informer sur la possibilité d’un recrutement futur – si jamais c’est le cas

Si vous avez retenu un meilleur profil mais qu’au final, celui d’un candidat refusé vous intéresse tout de même, dites-lui. Dans le cas contraire, ne faites toutefois pas de fausses promesses.

Les caractéristiques d'une lettre de refus plus humaine

Exemple :

« Monsieur X,
En réponse à votre candidature pour le poste Z, je suis au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue.
Lors de l’entretien, vous avez démontré une capacité aiguisée à la négociation. Il s’agit là d’un atout qui, j’en suis sûr, vous servira toujours. Cependant, cette aptitude n’a pas suffisamment été appuyée par votre maîtrise de notre secteur d’activité. Négocier des ventes en Chine requiert que vous ayez une connaissance approfondie de la psychologie des hommes d’affaires Chinois, et là-dessus, vous manquez d’expérience.
Aussi, je vous réitère mes remerciements pour avoir envisagé une collaboration avec la compagnie ABC. Soyez sûr que nous avons retenu vos coordonnées et que nous vous recontacterons si une opportunité correspond davantage à votre profil.
Veuillez agréer, Monsieur X, l’expression de mes cordiales salutations.
Signature,
Jean-Jacques
Directeur des Ressources Humaines
Compagnie ABC

Lettre de refus humaine

Conclusion :

Une lettre de refus peut donc être aisément rédigée de manière plus humaine et moins négative. Pour cela, il suffit de s’adresser personnellement au candidat, en lui fournissant des explications honnêtes et circonstanciées. Le véritable problème se pose lorsque le recruteur est incapable de fournir des explications objectives quant aux raisons de son refus – lorsque la description de poste ou le profilage original n’aura pas été suffisamment précis.

Sur Hunteed, nous incitons les entreprises à justifier les motifs de refus d’une candidature. Grâce à cette information, les consultants en recrutement ayant présenté la candidature sont capables d’expliquer les raisons aux candidats et de ré-orienter leurs recherches pour répondre correctement aux besoins des entreprises.

Demander une démo

Hunteed est la plateforme digitale de recrutement qui met en relation les entreprises avec les cabinets de recrutement.

L'équipe Hunteed

Par L'équipe Hunteed

L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.