Comment encourager la formation grâce au CPF ?

Le CPF ou Compte Personnel de Formation est un dispositif qui remplace le DIF (Droit Individuel à la formation) depuis 2015. La loi sur la formation professionnelle qui la met en place prévoit d’octroyer des heures ou une somme d’argent destinée à la formation, à chaque salarié, proportionnellement à ses heures de travail. Chaque salarié peut ensuite s’en servir à sa guise, sans que son employeur ne puisse lui imposer une formation en particulier.

D’après une étude de la DARES, 2 millions de Français ont utilisé leur Compte Personnel de Formation ou CPF. Le taux de satisfaction est de 90 %. Pourtant, ces chiffres sont encore bien loin des 26 millions de salariés comptabilisés comme actifs par l’INSEE. Dans la mesure où l’employeur profite aussi d’une amélioration des compétences de son salarié, il a donc un rôle à jouer dans l’encouragement de la formation grâce au CPF. Comment peut-il intervenir, alors que le CPF est propre au salarié et que seul lui peut décider de l’utiliser ou non, et du type de formation qu’il va choisir ? Voici les réponses. 

1) Avoir une culture favorable à la formation, au sein de l’entreprise

Pour encourager la formation grâce au CPF, l’entreprise doit tout d’abord valoriser la formation elle-même. En effet, il arrive souvent que le salarié ne touche pas à son CPF, parce qu’il considère cela comme du temps perdu. Cela n’aura pas de répercussions sur son travail, si ce n’est peut-être d’augmenter son temps de travail et de réduire encore plus le temps passé du côté de sa vie privée.

Ainsi, le meilleur moyen d’inciter les salariés à jouir de leurs droits à la formation est d’inscrire cette dernière dans l’ADN de l’entreprise : une entreprise qui forme tous les nouveaux collaborateurs dès l’onboarding, qui encourage le développement de compétences spécifiques, qui promeut et récompense ceux qui se forment. Avec de telles prédispositions, l’intérêt d’un compte qui pourrait financer la formation du salarié sera décuplé.

Avoir une culture favorable à la formation, c’est aussi inciter la participation des managers. L’exemple vient d’en haut, dit-on. Aussi, si les cadres usent eux-mêmes de leur CPF, les employés auront tendance à suivre l’exemple. Il est même possible de substituer ou d’additionner à une évaluation de performance traditionnelle par l’évaluation née d’une formation. Les notes obtenues lors de la formation serviront donc de base pour les évaluations des compétences – ce qui en dira long sur l’importance de la formation continue.

2) Informer continuellement sur le CPF

D’après Statista, 62 % des Français connaissent mal le dispositif CPF, dont 56 % qui se sentent mal informés par rapport au compte lui-même. Pour encourager la formation grâce au CPF, les entreprises doivent donc en parler, de manière continue et pédagogique.

Quand faut-il le faire ?

Il n’y a pas de bon moment pour le faire. L’entreprise peut encourager la formation tout au long de l’année ou ponctuellement, en fonction de ses besoins en compétences ou lorsqu’une opportunité se présente. C’est, par exemple, le cas à l’occasion de la journée mondiale de la compétence des jeunes, le 15 juillet de chaque année.

Comment le faire ?

Les approches varient selon que l’employeur ait envisagé une communication tout au long de l’année ou une communication ponctuelle, ou un mix des deux. 

Pour une communication continue, apposer des affiches, diffuser des vidéos en interne, mettre en place des alertes email, prévoir une rubrique de rappel sur la fiche de paie, voire élaborer un guide pour l’utilisation du CPF sont de bons moyens de fournir des informations complètes. 

Pour une intervention ponctuelle, privilégier davantage un accompagnement individuel est mieux. En effet, l’accompagnement consolide la motivation, éclaire les choix et pousse à aller jusqu’au bout de la formation.

Quel sera l’objet de l’information ?

Pour encourager la formation grâce au CPF, il ne faut pas se contenter de dire que le CPF existe. Dans bien des cas, ce ne sera pas suffisant, car d’après Statista, 66 % des salariés ont l’impression que le CPF ne leur est pas accessible. Ils connaissent donc son existence, mais peinent ou sont réticents à l’utiliser.

Ainsi, l’information doit porter sur :

• Les avantages du CPF : un moyen de prendre son parcours professionnel en main, un outil pour une formation continue sans dépenser de ses poches, voire, un moyen pour envisager une reconversion professionnelle.
  
  
• Le fonctionnement du CPF : il s’agit d’un compte personnel du salarié. L’entreprise n’a pas la mainmise là-dessus, mais il peut leur être mutuellement bénéfique. Le compte existe depuis l’entrée dans la vie professionnelle, et se poursuit, même en cas de changement d’employeur. Ainsi, une personne en CDI à plein temps pendant un an aura droit à un montant entre 500 et 800 euros, ou l’équivalent en heure de formation. Le plafond du compte est de 5.000 et 8.000 euros, selon le cas. Une fois le plafond atteint, le salarié doit utiliser ses crédits, avant de pouvoir cotiser de nouveau pour les formations. Pour accéder à son compte, il suffit d’aller sur le site web dédié.
  
  
• Les formations éligibles : toutes les formations le sont, dès lors qu’elles sont diplômantes et certifiantes. Il peut s’agir de diplômes d’Etat professionnels, de Validation des Acquis par l’Expérience, d’accompagnement dans le cadre d’une création ou d’une reprise d’entreprise, par exemple. Les domaines de formation sont aussi très larges, allant de la maîtrise d’une langue étrangère, au permis de conduire B, aux finances, à l’informatique, ou encore à la mécanique (liste non exhaustive).

3) Récompenser l’utilisation du CPF 

Le meilleur moyen d’encourager la formation grâce au CPF est de proposer une récompense, pour chaque diplôme ou certificat acquis. En effet, les principales raisons qui stimuleraient l’envie de se former chez un salarié sont :

• La promesse d’un nouveau projet : lorsqu’il aura amélioré ses capacités et compléter ses savoirs, il peut espérer obtenir des missions et des projets supplémentaires.
  
  
• L’appât d’une promotion, financière ou hiérarchique, qu’il ne peut obtenir sans formation continue.
  
  
• L’attrait de la nouveauté, pour casser la routine : grâce à de nouvelles compétences, il pourra changer de travail, faire de nouvelles tâches ou tout simplement, faire autrement, les mêmes tâches, de manière à économiser du temps et de l’énergie.
  

Bien évidemment, la promesse de la récompense ne doit, ni être des promesses en l’air, ni nécessiter plus d’engagement que l’employeur ne peut en fournir. C’est là que le service des ressources humaines joue un rôle clé. Il doit développer une matrice de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), à laquelle doit s’adosser un plan de développement des compétences et la stratégie de sensibilisation pour les formations CPF. Ce n’est qu’ainsi qu’une formation personnelle au salarié peut constituer un véritable levier de développement de l’entreprise. 

4) Rajouter des dotations volontaires au compte CPF des salariés 

Depuis 2020, n’importe quelle personne peut recevoir des dotations supplémentaires sur son CPF. Il s’agit d’une somme qui vient donc s’ajouter aux droits dont elle dispose déjà. 

Dans la pratique, les entreprises utilisent ce système dit, « des dotations volontaires » pour augmenter le fond de formation des salariés et les inciter ainsi à utiliser leur CPF. Ces dotations doivent être distinguées des autres systèmes existants, comme la dotation supplémentaire (mise en œuvre à partir de la conclusion d’un accord collectif)), les droits correctifs (3.000 euros reversés si l’employeur n’a pas respecté les obligations liées aux entretiens professionnels) et les dotations pour salariés licenciés (3.000 euros dans le cas d’un licenciement né d’un accord de performance collective).

Certes, les dotations volontaires constituent un engagement financier conséquent pour l’entreprise. Mais comme Ray Kroc, puissant homme d'affaires, l’a dit : « Si vous pensez que la formation coûte cher, songez au prix de l'ignorance ». Les dotations volontaires encouragent ainsi la formation utilisant le CPF, car elles permettent au salarié d’avoir accès à une formation qui coûterait trop chère pour le solde de leur compte actuel. De plus, elles démontrent l’importance que l’employeur accorde à la formation. Cependant, il faut noter que l’utilisation des crédits du compte reste personnelle au salarié. La décision finale lui revient, même si l’employeur et le salarié peuvent convenir d’une formation à laquelle, les fonds seront dédiés.

5) Mettre en place un CPF négocié 

Enfin, la pratique du CPF négocié peut aussi encourager la formation. Dans ce cas, l’employeur négocie avec des établissements de formation pour offrir des tarifs réduits à ses salariés. L’attrait de la promotion deviendra alors l’argument pour engager les salariés à utiliser leur CPF. De plus, user du CPF négocié permet aussi à l’entreprise de mettre en place une politique de formation, s’alignant globalement à ses besoins. Il s’agit de proposer un panel de formations à tarifs négociés à ses salariés, avec des modalités convenues avec l’organisme de formation, soit durant les heures de travail, soit en dehors.