Conseils d'expert

Mettre en place un recrutement à distance et un télétravail

Par L'équipe Hunteed

C’est le moment de penser au recrutement à distance et au télétravail. Avec le confinement actuel, les entreprises sont bouleversées : les contrats sont suspendus, le personnel est désorganisé, les clients ne répondent pas. Mais il ne s’agit pas d’un cas de paralysie totale des activités, en tout cas pour ceux qui choisissent d’en tirer profit pour préparer l’après-confinement. Le Gouvernement a encouragé le télétravail et l’exécution des opérations à distance. Ne serait-ce donc pas le moment idéal pour réfléchir à votre stratégie de recrutement ? La situation actuelle a, en effet, poussé beaucoup de gens à vivre et à travailler autrement. Cette différence est certainement un vecteur de changement pour certains et un facteur de reconversion professionnelle pour d’autres. Autant en profiter en mettant en place un nouveau processus de recrutement et de travail à distance.

Étapes et outils d’un recrutement à distance réussi

Recrutement à distances : étapes et outils d'un recrutement à distance réussi

Comme pour le cas du recrutement traditionnel, le recrutement à distance requiert aussi un certain nombre de préparations afin de s’assurer de l’adéquation de la personne recrutée à l’entreprise. Les outils à la disposition du recruteur à distance sont désormais innombrables.

1) Les préalables

Avant de pouvoir vous lancer, il faut d’abord mettre en place votre stratégie d’inbound recruiting, asseoir votre marque employeur ainsi que votre présence sociale.

Une stratégie d’inbound recruiting

L’inbound recruiting est le concept qui consiste à concevoir et partager du contenu à destination de ses potentiels candidats dans le but de les inciter à candidater au sein de votre entreprise. Grâce à ce mode de procédé, le candidat comment par vous connaitre, par vous faire confiance, jusqu’à être attiré par votre entreprise avant de souhaiter l’intégrer. Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est donc le moment de revoir vos contenus, d’actualiser les existants, d’en créer et de les diffuser.

Marque employeur

La marque employeur est la perception du grand public par rapport à votre qualité en tant qu’employeur : serait-il bien de travailler pour vous ou non, que disent vos candidats et vos salariés à propos de la manière dont vous traitez vos salariés.
Avoir une bonne marque employeur permet de vous illustrer et vous distinguer par rapport aux autres entreprises.

L’inbound recruiting et la présence sur les réseaux sociaux contribuent à vous rendre digne de confiance. Mais en outre, il est préférable :

  • D’avoir un site carrière sur lequel vos offres sont facilement accessibles et sur lequel postuler peut se faire simplement. N’oubliez pas de détailler rigoureusement vos procédures et toutes les informations qui ont trait à une carrière au sein de votre entreprise,
  • De disposer d’espace dédiés sur des sites centrés sur la marque employeur : Welcome to the Jungle, Jobteaser
  • Se faire référencer sur des sites institutionnels : par exemple l’Apec et Pôle Emploi
  • D’être présent sur les grands sites de recrutement comme Cadremploi, Indeed, Monster, Météojob, RegionsJob

Présence sociale 

Si vous voulez vous mettre à jour par rapport à votre recrutement à distance, confirmer votre présence sociale est une étape inéluctable. L’on citera surtout les réseaux sociaux à connotation professionnelle comme Linkedin, Viadeo et Glassdoor. Toutefois, ne négligez pas les autres réseaux sociaux à fort affluence comme Twitter, Facebook ou Instagram, voire Snapchat ou Tiktok si vous vous adressez à une cible jeune.

2) La création des offres d’emploi

La première étape du recrutement à distance restera toujours la définition de vos besoins internes et l’élaboration des offres d’emploi. Sur le fond donc, il n’y a aucune différence avec le recrutement traditionnel. 

Les exigences actuelles

D’abord, les offres d’emploi doivent être orientées SEO, c’est-à-dire qu’elles doivent répondre aux exigences édictées par Google pour remonter correctement dans son moteur de recherche. L’objectif est d’anticiper les mots-clés que pourraient saisir vos futurs candidats et d’être capable de remonter sur celles-ci. La conception de votre offre d’emploi doit donc être pensée globalement et ne pas se limiter à l’intitulé de l’emploi. 

Si le poste implique, par exemple, la possibilité d’un travail à domicile, il faut l’inclure et le mettre en valeur dans l’offre pour qu’il apparaisse dans les recherches de ceux qui tapent “emploi télétravail, emploi à domicile”.

Voir : “Offre d’emploi : top des astuces pour rédiger une offre accrocheuse”

Les outils

Il y en a beaucoup, mais nous n’en citerons que quelques-uns. Il y a, par exemple :

  • Textalyzer qui est l’outil de vérification de la pertinence des mots clés que vous avez utilisé,
  • Onisep qui est un outil de création d’une fiche synthétique par rapport à un poste, accompagné de ces mots clés.
  • Antidot pour rédiger sa fiche de poste sans faute

3) Le sourcing et la diffusion de vos offres

Le sourcing est la pierre angulaire du recrutement. Il consiste en l’ensemble des techniques déployées pour détecter et approcher les candidats potentiels à un poste.

Les possibilités actuelles

Le développement technologique fait que les entreprises peuvent désormais faire du sourcing sur une base internationale. On assiste également à la multiplication des canaux de diffusion des offres. Le web a donc permis la diversification des profils mais aussi la sélection des canaux les plus prometteurs, là où se trouvent les candidats potentiels.

Les outils

Linkedin est sans aucun doute la meilleure base de données pour faire du sourcing car il est le plus grand réseau social professionnel au monde. Sur ce site, en plus des fonctionnalités natives gratuites et payantes (accessible selon différentes formes d’abonnement), il est possible de s’aider de d’outils pour trier, sélectionner, enrichir et exporter les profils qui correspondent à votre offre. L’on notera, par exemple Recruitem, qui, depuis Google, vous permettra de configurer des recherches de profils sur Linkedin et Twitter. Il en est aussi ainsi de Profilr, ou de Sourcehub. Utilisez Contactout, Hiretual ou 360social (sur les réseaux sociaux) pour trouver les informations de contact sur un profil qui vous intéresse.

Aeroleads a réalisé un comparatif de plusieurs extensions permettant de trouver les coordonnées de personnes sur Linkedin.

Bien qu’en perte de vitesse, Viadeo peut également être une source de sourcing. Il s’agit d’un réseau social professionnel français qui dispose de centaines de milliers de profils inscrits. Google CSE est, par exemple, un outil qui permettra d’exploiter toutes les ressources de Viadeo.

Enfin, il y a les grands jobboards d’aujourd’hui comme Glassdoor ou les CVthèques qu’il ne faut pas oublier comme Indeed, Monster ou Apec. Vous pourrez compter sur les outils comme BreedR pour pouvoir affiner vos recherches sur certains jobboards gratuits.

4) ATS et tri automatique des CV

Pour gérer un grand nombre de CVs, le tri et la sélection des profils intéressants a longtemps été une problématique récurrente du recrutement en ligne. Le problème est désormais résolu grâce aux ATS (Applicant Tracking System), et notamment à certains SaaS à usage intuitif, accessibles facilement depuis son ordinateur ou son smartphone.

Il existe d’innombrables ATS pour suivre le recrutement à distance du début jusqu’à la fin, tout en faisant intervenir ses collaborateurs. On en citera quelques-uns, plébiscités par les utilisateurs.

  • Beetween est international, payant et est connecté à plus de 80 sites professionnels dans le monde (Indeed, Apec, …). Il permet la diffusion de vos offres, la réception en un point de toutes les candidatures, le tri de celles-ci ainsi que l’historique de traitement de chaque candidature (en cours d’analyse, contact en cours, en attente de retour, …) ;
  • Welcome Kit : il s’agit de l’ATS de Welcome to the jungle, qui s’ajoute à la page Marque Employeur et qui permet à un candidat de postuler simplement après s’être projeté dans l’entreprise. Welcome Kit permet non seulement de générer des sites carrières pour ses utilisateurs, mais aussi la diffusion des offres, la gestion des candidatures et les échanges entre collaborateur autour des candidatures reçues.
  • Smartrecruiters permet à tout intéressé de postuler en un seul clic, nonobstant la plateforme sur laquelle il a trouvé l’offre. Smartrecruiters se singularise par le fait qu’il permette le scoring des candidatures, une collaboration et des commentaires en interne pour chaque candidature jusqu’au recrutement proprement dite, y compris la signature des contrats.

5) Mener son entretien de recrutement à distance

Les tests et entretien constituent la clé de voûte de tout processus de recrutement. Quels outils sont à votre disposition lorsque cette étape s’effectue en ligne ?

Pour les entretiens à distance et interviews divers :

Ce qui gêne souvent dans le recrutement à distance, c’est le fait que les deux parties ne peuvent pas directement se faire face. L’employeur craint de se tromper sur la réelle personnalité du candidat et le candidat a peur ne pas suffisamment être convaincant. Toutefois, les actuels outils de visioconférence résolvent ce problème en permettant d’organiser un entretien assimilable à un entretien physique, avec un nombre de participants pouvant excéder 2. On notera, par exemple :

  • Skype, l’outil d’appel vidéo le plus utilisé. L’avantage est que la plupart des candidats que vous interviewerez l’auront déjà. 
  • Google Hangouts est aussi une option accessible et entièrement gratuit à tous, ne nécessitant que la possession d’un compte Google. 
  • Parmi les options payantes, l’on notera le logiciel Zoom. En-deçà de 40 min d’appel, ce logiciel est gratuit. Au-delà, il est payant. Il y a aussi Whereby qui est gratuit pour 4 participants et payant entre 5 et 50 personnes.

Un grand nombre d’autre solutions de visioconférence existent et ne sont pas toutes listées dans cette article. N’hésitez pas à consulter le tableau comparatif des solutions de visioconférence réalisé par Hunteed.

Quelques règles et préparations doivent cependant être suivies pour mener à bien un entretien à distance :

D’abord, les protagonistes doivent se comporter comme dans un véritable entretien. Vous conduisez peut-être l’entretien depuis votre chambre mais restez tout de même présentable. Le professionnalisme est toujours de rigueur, il en va de votre marque employeur et de votre crédibilité. Choisissez un fond neutre, à l’aspect « bureau » et évitez les objets et personnes distrayants (votre enfant, un nounours, un poster, …).

Ensuite, préparez-vous à l’entretien en vérifiant que tout fonctionne bien : microphone, webcam, connexion, ….

Rappelez-vous qu’un entretien qui laisse place à des difficultés techniques aura pour conséquences de créer de la gêne chez vous, comme chez votre interlocuteur. Cela aura nécessairement une incidence sur la qualité de l’entretien que vous vous préparer à réaliser.

Accordez-vous un peu de temps pour tester votre matériel et votre solution de visioconférence quelques minutes avant l’entretien pour être paré à l’heure convenue.

6) Testez votre candidat à distance

De nombreux tests en ligne existent pour tester les capacités de votre candidat et par chance, la majorité d’entre-eux sont accessibles en ligne.

Il y a tout d’abord les tests généralistes comme TOSA pour évaluer la compétence bureautique d’un candidat ou l’institut Voltaire, pour évaluer son orthographe. Ceux-ci disposent généralement d’une version gratuite et des versions plus élaborées payantes.

Des tests beaucoup plus spécifiques peuvent également être faits pour répondre à des situations bien particulières et s’attarder sur l’évaluation des soft skills. Souvent on parla alors de Serious Games et des réalité augmentée ou réalité virtuelle pour projeter le candidat dans une simulation d’environnement professionnelle et l’amener à prendre des décisions dans des situations données. Le recruteur sera alors amené à évaluer comment le candidat a réagit à chaque problématique mise virtuellement devant lui.

7) Vers la contractualisation du recrutement à distance

Une fois le profil sélectionné, vous pouvez passer au recrutement. Ne considérez pas le candidat comme acquis – juste parce qu’il a postulé. Il peut très bien se désister au dernier moment pour une autre offre qui lui est faite.

La transmission d’une promesse d’embauche

Une fois que vous avez décidé du candidat à recruter, il est nécessaire de transmettre une promesse d’embauche, le temps que vous peaufiniez tous les détails de la prise de poste. Ceci est surtout nécessaire dans un recrutement à distance parce que tout ce qui se fait en ligne peut sembler abstrait pour certains.

Une simple promesse d’embauche envoyée par e-mail suffit, logo, signature et coordonnées de votre entreprise à l’appui. Il est facile de trouver des formulaires de promesse d’embauche en ligne, qu’il suffit de remplir puis d’envoyer.

La confirmation des termes du contrat

Vous devez aussi entre-temps confirmer tous les détails du contrat soit :

  • Les termes de la prise de fonction : date, lieu, organisation – notamment le transport s’il ne s’agira pas de télétravail mais de travail physique au sein de votre entreprise. Veuillez particulièrement confirmer les questions relatives au transport de l’employé vers le lieu de travail – sa prise en charge, les indemnités qui y sont liées ou son remboursement ;
  • Les divers avantages auquel le poste donne droit comme la souscription à une mutuelle ou encore les avantages en nature comme les tickets restaurant.

La signature électronique du contrat de travail

Il est tout à fait possible de poursuivre le recrutement à distance, jusqu’à la signature du contrat. Certains ATS incluent déjà ce module. A défaut, vous pouvez très bien utiliser des services de signatures électroniques comme DocuSign, Yousign ou Signaturit qui sont tous certifiés et acceptés par la loi.

La récupération des documents légaux

Les documents légaux nécessaires tant à l’employeur qu’à l’employé peuvent être transmis à distance : RIB, carte d’identité, numéro de sécurité sociale, … Ils seront souvent scannés et envoyés. L’entreprise doit alors impérativement assurer la sécurité de la transmission des données personnelles. 

Un onboarding à distance couronné de succès

Un onboarding à distance couronné de succès

Il n’y a pas que le recrutement qui puisse se faire à distance. Il y a aussi l’onboarding, c’est à dire l’intégration de votre nouvelle recrue. Dans certains cas, la personne que vous venez de recruter n’a pas besoin d’être physiquement dans les locaux de votre entreprise pour être « pris à bord ».

Les exigences d’un onboarding à distance

L’onboarding à distance présente les mêmes exigences qu’un onboarding traditionnel : il faut trouver le moyen de mettre à l’aise le nouveau collaborateur, de mettre à sa disposition toutes informations utiles, de le présenter à ses collègues et de l’imprégner de la culture de l’entreprise. La seule différence est qu’un onboarding à distance requiert d’avoir des outils plus poussés pour le faire.

Les divers outils au service de l’onboarding

Établir en amont une liste des contenus, des services et des permissions qu’une personne doit obtenir à son arrivée est primordiale. Cela évite de devoir effectuer des ajouts et modifications en urgence, ce qui pourra être assimilé à un manque d’organisation et de professionnalisme.

Les contenus indispensables à l’intégration

Tout d’abord, on listera les contenus que l’entreprise peut être amenée à avoir créer afin de familiariser sa nouvelle recrue avec les spécificités de son organisation :

  • Des articles et fiches techniques de documentation qui expliquent le fonctionnement de chaque services, des méthodes et outils employés et toute autre information qui permet de se mettre à jour rapidement,
  • Des vidéos et PowerPoint de présentation divers, relatifs à l’activité,
  • Des webinars, en live ou en replay, pour partager avec le nouveau venu tout ce qu’il y a à savoir sur l’entreprise, en prenant soin d’établir un contact humain,
  • De la réalité augmentée ou virtuelle, qui permettra au recruté de se projeter dans l’entreprise, de là où il est (les locaux, la façon de travailler, l’organisation interne),
  • Un accès au réseau social d’entreprise ou au réseau de communication interne pour que le recruté puisse faire connaissance avec ses collègues et intégrer petit à petit la communauté de collaborateurs.

La messagerie d’entreprise

Ensuite, il faudra lui ouvrir les accès à l’ensemble des services grâce auxquels il pourra collaborer efficacement avec ses collègues. On notera en tout premier lieu la messagerie d’entreprise, pierre angulaire de la communication à distance. Il y a, en particulier :

  • Microsoft Teams, l’environnement de messagerie du géant du logiciel. Intégré dans la suite Office 365, il est souvent privilégier par les entreprises qui favorisent un environnement Microsoft.
  • Slack, qui est un outil de messagerie en ligne. Il permet d’organiser les échanges au sein de canaux virtuels distinct. Grâce à cette organisation segmentée, chacun est libre d’intervenir sur les sujets qui le concernent, sans être submergé d’informations venant de toutes parts.
  • Fleep, qui est un tchat pour le travail de type collaboratif, permettant de créer autant de groupe de discussions que nécessaire, tableau de bord à l’appui
  • Bien d’autres messageries en lignes existent tels que Spike, Skype for Business, Google Hangouts, Workplace by Facebook, Webex Teams, Fleep, Rocket.chat

Télétravail et outils collaboratifs

Télétravail et outils collaboratifs

Le télétravail n’est pas une option que pour les freelances de toute sorte. Il est possible de recruter une personne au sein de votre entreprise sans qu’il n’y travaille jamais physiquement. Ceci est valable dans beaucoup de domaines sauf quelques-uns (transport, agriculture, …).

Les outils de réunion et de conférence

Les réunions sont le quotidien des entreprises. Il existe des outils qui vous permettront de vous réunir à distance. Souvent celles-ci sont les mêmes que vous auriez utilisé durant votre processus de recrutement à distance. Vous attendrez de celles-ci quelques permissions et fonctionnalités supplémentaires tels que le partage d’écran, un plus grand nombre de participants, le partage de documents, etc.
On listera de manière non exhaustive : Zoom, GoTalk, Profilconf, GoToMeeting, join.me, 8×8.

Les outils de gestion de tâche et de projet

L’un des problèmes engendrés par la distance est la difficulté de coordination des tâches et de partage de documents. Heureusement le cloud a grandement permit de solutionner ce genre de problématique. Désormais la G Suite et Office 365 constituent des environnement indispensable à la centralisation des documents.

Ils sont souvent complétés par une sélection d’autres services qui permettent de gérer la priorisation des tâches (tels que Trello ou Asana) et le travail collaboratif (Wimi, Atolia ou Gladys). Ces services ont l’avantage de centraliser les informations au même endroit et de permettre aux personnes impliquées de laisser des commentaires.

Les outils de communication de données

Lorsqu’on doit travailler sur des fichiers volumineux, les mails et les réseaux sociaux ne suffisent plus. Il existe désormais de nombreux services qui permettent d’échanger rapidement des fichiers volumineux. Wetransfer et le plus célèbre, mais vous pouvez aussi vous tourner vers SendAnyWhere, TransferNow, pCloud ou encore FileMail.

Il est a noté que selon les usages que vous en faite et les données que vous transférer, choisir avec minutie vos services d’échange d’informations est primordial. En transférant vos fichiers par des services tiers, les données qu’ils contiennent transitent nécessairement par leurs serveurs. Selon leur confidentialité, prendre l’habitude de chiffrer vos fichiers avant le transfert peu être recommandé.

Conclusion :

Vous l’aurez compris, parler de recrutement à distance et de télétravail est un sujet bien trop vaste pour être couvert au sein d’un seul article.

Ce qu’il faut retenir c’est que le digital est indispensable à combler les interactions physiques et qu’il est la clé de voute d’une organisation éparse des forces de travail.

De très nombreux services existent, en Saas ou en logiciel, pour solutionner beaucoup de problématique, prendre le temps de lister ses besoins et de trouver le ou les services permettant d’y répondre est donc un indispensable.

Le digital est un moyen de créer une nouvelle forme de relation humaine, il ne la remplace pas. Il est donc important de s’en servir pour multiplier et diversifier les échanges avec vos collaborateurs, mais il doit être accompagné d’une réflexion quant aux objectifs à atteindre.

Enfin, ne pas négliger les problématiques de sécurité lié à la digitalisation de son activé s’avère impératif.

Concernant le recrutement, Hunteed est un acteur incontournable du recrutement à distance. En quelques clics, les besoins en recrutement d’une entreprise sont portés à la connaissance de nombreux cabinets de recrutement qui peuvent alors venir présenter des candidats qualifiés et rencontrés répondants aux spécificités du poste.
Le tout pour une prestation de recrutement externalisée sans engagement et au succès.

Demander une démo
L'équipe Hunteed

Par L'équipe Hunteed

L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.