Bonnes pratiques

Recrutement : quelles questions poser durant une prise de références ?

Par L'équipe Hunteed

La prise de références est une étape cruciale du processus de recrutement puisqu’elle vous permet de vérifier les informations fournies par le candidat dans son CV ou lors d’un entretien d’embauche. Elle permet aussi d’en savoir davantage sur sa personnalité, ses véritables atouts et ses faiblesses.

En exigeant une prise de références aux candidats, vous ne leur montrez pas votre manque de confiance mais plutôt votre prudence.

85% des recruteurs ont déjà décelé des mensonges dans les CV

De nombreuses études ont effectivement démontré que la majorité des candidats « embellissent » leur CV pour augmenter leurs chances. Cependant d’un point de vue d’un recruteur, il n’est pas possible de se permettre de recruter de mauvais profils, d’où la nécessité de contrôler la véracité des informations reçues.

Une prise de références se prépare à l’avance. En cela, il faut d’abord cibler les bons référents. Deux ou trois par profil suffisent amplement. Contrairement à ce que certains recruteurs et responsables des ressources humaines pensent, appeler le directeur général n’apporte pas grand-chose, à moins que le candidat ait été son adjoint, son assistant, son secrétaire, etc. Dans tous les cas, il vaut mieux s’adresser à d’anciens collaborateurs ayant travaillé directement avec le candidat, de préférence un supérieur hiérarchique.

C’est au candidat de vous transmettre les personnes qu’il vous autorise à contacter dans le cadre d’une prise de références.

Une fois la liste de référents en main, il est temps de préparer les questions à leur poser. Le succès de la prise de références en dépendra grandement. Voyons ensemble ce que vous êtes autorisé à demander ou non aux référents.

Les principales questions à poser pour une bonne prise de références

5 questions à poser durant une prise de références

1. Quel a été votre lien professionnel avec le candidat ?

C’est la première question à poser aux référents. Pourquoi ? Parce que de nombreux candidats suggèrent des collègues « amis » comme référents, alors que votre intérêt est de vous adresser à son précédent supérieur hiérarchique. Comme il est déjà mentionné plus haut, il faut aussi que la personne soit ou ait été en collaboration directe avec le candidat et ait été en mesure d’évaluer son travail. L’intérêt n’est pas de recueillir un témoignage conciliant, mais objectif.

Vous pouvez poser une ou deux petites questions pour avoir la certitude mais attention à ne pas trop insister. Votre interlocuteur risque d’être offensé si vous montrez, même avec subtilité, que vous ne le croyez pas. Mais de manière général, les référents ne mentent pas sur leur lien professionnel avec le profil qui vous intéresse.

Petite astuce : avant de contacter une personne pour une prise de références, consultez au préalable son profil LinkedIn et vérifiez le poste qu’elle occupait au moment ou votre candidat été présent dans cette entreprise. Vous saurez alors à qui vous avez à faire.

2. Quel poste a-t-il occupé dans l’entreprise et pendant combien de temps ?

Certains candidats reformule le titre d’un poste qu’ils ont occupé pour embellir leur CV. Et il est encore plus fréquent qu’ils étirent la durée à poste simuler une stabilité qu’ils n’auraient en réalité pas exactement eu. La prise de références est le moment idéal pour y voir clair. Demander l’intitulé du poste ayant été attitré au candidat est devenu une routine pour les recruteurs lors du contrôle de références et cela fait toujours partie des questions légitimes.

Par ailleurs, connaître la durée de chacune de ses expériences, à ses différents postes, peut vous donner un aperçu de sa capacité à se maintenir au sein d’une entreprise. Cela dit, plusieurs facteurs peuvent pousser un salarié à connaitre une rupture de son contrat de travail prématurée. Il arrive donc tout à fait possible que le problème ne vienne pas nécessairement de lui et il faut toujours garder cette possibilité à l’esprit. Poser une telle question vous permet alors de vérifier l’authenticité des dires du candidat à ce sujet. D’ailleurs, vous avez le droit de demander au référent le motif de la rupture du contrat. C’est ensuite au candidat que vous demanderez de plus amples explications lors d’un entretien ultérieur.

3. Quelles étaient les responsabilités du candidat au sein de l’entreprise ?

Nombreux sont les recruteurs qui oublient de demander quelles étaient précisément les responsabilités de votre future recrue au sein de sa précédente entreprise. Ne pas poser cette question revient à dire que vous supposez deviner la réponse grâce au simple intitulé du poste précédemment occupé. Pourtant, les réponses que vous pouvez obtenir de la part du référent peuvent vous surprendre. Chaque société et chaque équipe professionnelle emploie sa propre méthode pour répartir les tâches entre les collègues. D’autant qu’aujourd’hui, les employés polyvalents qui sont capables d’assurer différentes responsabilités représentent un véritable atout pour les entreprises.

À ce stade du contrôle de références, votre objectif est d’avoir un meilleur aperçu sur l’expérience professionnelle du candidat. Cette question et les réponses que vous obtiendrez vous permettront de contourner les avis biaisés. Elles vous feront même démarquer des autres chasseurs de tête qui passent souvent à côté de cet élément pourtant crucial. Au final, vous saurez si le candidat possède toutes les compétences requises, voire plus, pour occuper le poste vacant ou pas. Aller hors des sentiers battus pour mieux connaître le talent, tel est votre but ultime en posant cette question au référent.

4. Quelles sont les axes d’amélioration du candidat ?

Inutile de préciser que demander la liste des qualités d’un postulant à ses références est indispensable. Mais il faut aussi les interroger sur ses axes d’amélioration. En premier lieu, c’est la meilleure façon de vous assurer que vous vous adressez bien à un référent authentique et crédible. Un ancien supérieur qui trouve le candidat parfait n’en est peut-être pas un. Ou si, mais il n’a pas peut-être pas directement travaillé au contact de votre futur recrue au quotidien. Si la personne se trouve dans l’incapacité de vous remonter ne serait-ce qu’une seule faiblesse, il faut dans ce cas faire preuve de vigilance.

De surcroît, connaître les points à améliorer chez un candidat vous permet naturellement de prévoir la formation adéquate à l’issue du recrutement. Vous verrez aussi si les défauts cités sont faciles à corriger, insignifiants, tolérables ou au contraire, rédhibitoires. Encore une fois, vous devez faire en sorte de recueillir des informations véridiques qui vous aideront à prendre la meilleure décision en termes de recrutement.

5. Réengageriez-vous ce candidat ?

Ici, vous devez être très attentif et faire appel à votre esprit d’analyse pour cerner le référent. Tenez compte de son délai de réponse. Si votre interlocuteur prend trois secondes à vous répondre que oui alors qu’il n’a pas tari d’éloges tout au long de l’entretien, il y a probablement anguille sous roche. Il faut donc penser à creuser plus loin pour y voir plus clair. Si le « oui » vient de façon naturelle et spontanée, vous pouvez estimer que c’est une réponse très sincère et qu’elle a tendance à confirmer le jugement que vous vous fait vis-à-vis du candidat.

Si la réponse est non, il faut penser à savoir si c’est parce que le candidat a eu un rapport compliqué avec ses anciens collègues ou parce qu’il n’était tout simplement pas assez compétent pour le poste. Tout est une question d’interprétation et de projection. Ce n’est pas parce son ancien collaborateur ne veut plus de lui qu’il ne sera pas parfait pour l’emploi que vous proposez. Les motifs qui auraient pu créer des complications dans une précédente entreprise sont peut-être complétement illusoires au sein de votre structure.

Ce qu’il faut éviter dans le cadre de la prise de références :

1. Éviter toute prise de références sauvage

En effet, il est impératif de noter que même si vous vous vous accordez le bénéfice du doute, vous n’avez pas tous les droits durant un processus de recrutement. Dans le cadre de la prise de références, le Code du travail (article L1221-9) stipule qu’il faut obtenir le consentement du candidat avant de contacter ses anciens supérieurs hiérarchiques. En tant que recruteur, vous devez également informer le principal concerné des dispositifs que vous utiliserez pour ce recueil d’informations.

La prise de références sauvage, illicite ou déloyale peut vous causer des problèmes judiciaires car le candidat est alors en droit de vous dénoncer auprès de l’inspection du travail, voire de la CNIL. Il peut même vous poursuivre devant le conseil des Prud’hommes s’il le souhaite. En clair, il faut un consentement écrit de la part du postulant. S’il énumère ses référents dans son curriculum vitae, vous pouvez directement les contacter. Si vous souhaitez les avoir suite à un entretien d’embauche avec le candidat, ce dernier doit vous donner son aval par écrit.

2. Ne pas poser des questions à valeur défavorable

Le Code du travail (article L1221-6) stipule que les informations que vous demandez à un candidat durant un processus de recrutement doivent porter exclusivement sur ses aptitudes à occuper l’emploi que vous lui proposez. Il en est bien entendu de même quant au question que vous posez à son référent. Attention à bien rester dans des questions d’ordre profesionnel. Si vous voulez connaître les défauts du candidat, ce sera uniquement ses défauts en tant que professionnel et collègue. Toutes les questions relatives à sa vie privée sont à bannir.

Bien entendu, il est absolument interdit de poser toute question relative aux origines, aux orientations politique, religieuse, syndicale ou sexuelle et tout autre critère discriminatoire. De même, sauf exceptions prévues par la loi, l’état de santé du candidat reste un sujet que vous n’avez pas le droit d’aborder durant une prise de références. Il faut vous focaliser sur la capacité du candidat à occuper le poste et choisir les questions à poser aux référents en conséquence.

CONCLUSION

Une prise de références se prépare en amont et doit suivre un fil conducteur. Un recruteur se doit d’être prudent en choisissant les questions à poser aux référents tout en respectant la loi. Ainsi, le contrôle de références sauvage est à éviter, tout comme les questions à valeur défavorable. Commencez plutôt par demander le lien professionnel entre la référence et la futur recrue. Ensuite, il ne suffit pas demander quel était le poste occupé par le candidat. Il faut aller plus loin pour connaître ses réelles responsabilités au sein de l’entreprise. Il est également conseillé de poser une question sur les axes d’amélioration du candidat et demander au référent s’il le réengagerait.

Toutes les questions à caractère personnel et ne présentant pas de lien avec la carrière de votre candidat sont à proscrire. Il en va de votre responsabilité pénale.

Avant d’arriver au stade de la prise de références, il faut d’abord franchir certaines étapes du processus de recrutement. Après avoir rédigé et diffusé l’offre d’emploi, vous trierez les CV et procèderez à la présélection avant de contacter les références. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez faire appel à Hunteed, la plateforme dédiée aux recrutements externalisées.

Grâce aux cabinets de recrutement inscrits sur Hunteed, vous pourrez bénéficier d’un précieux accompagnement durant vos recrutements et même laisser des professionnels se charger de la prises de références.

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L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.