Bonnes pratiques

Le Kanban Board appliqué aux processus de recrutement

Par L'équipe Hunteed

Bon nombre de recruteurs cherchent à savoir quelle est la meilleure méthode, simple mais efficace pour améliorer le processus de recrutement. Avez-vous déjà entendu parler de la méthode Kanban ? Cette technique est citée par 37% des entreprises comme le meilleur outil de suivi des processus, recrutement inclus. (Source : kanbanize.com)

37% des entreprises préconisent la méthode Kanban pour leurs recrutements

En effet, bien que la méthode Kanban soit devenue populaire dans le développement de logiciels et le support technologique, elle est aujourd’hui de plus en plus connue pour son application dans des domaines autres que l’informatique tels que le recrutement, le marketing, la logistique. Le Kanban permet d’organiser un travail de sélection avec un haut niveau de qualité. Focus !

La méthode Kanban, qu’est-ce que c’est ?

Le mot « kanban » est un terme japonais qui veut dire « étiquette ». C’est une méthode de gestion de projet créée dans les années 1940 pour l’industrie automobile par la société japonaise Toyota.

La méthode Kanban désigne des cartes visuelles permettant de visualiser le flux de travail dans le développement d’un projet. Avec la méthode Kanban, les tâches à faire sont présentés visuellement sous forme d’étiquettes dans un tableau.

La méthode Kanban, permet à l’aide d’une illustration des étapes à suivre, d’avoir une vue d’ensemble sur l’évolution de chaque activité à faire. C’est un support simple, mais qui illustre parfaitement les tâches en cours, à faire ou à suivre.

Kanban fait partie des méthodes agiles et rend donc le processus de travail beaucoup plus flexible. Les tâches sont divisées en petites phases et complétées les unes après les autres.

Le Tableau Kanban contient deux éléments importants à connaître :

  • Colonnes / Étapes du processus : Le tableau Kanban accompagne un processus de gestion. Bien qu’il n’existe pas de norme universelle, puisque chaque processus est unique, vous trouverez la structure suivante de façon générique : A faire, en cours, Fait.
  • Cartes ou « étiquettes » / Détails : Les cartes sont les activités qui doivent être placées dans chaque colonne. Les cartes doivent contenir les informations pertinentes pour pouvoir réaliser cette activité et conserver un historique. En règle générale, il comporte une description, la date d’insertion, le délai et le responsable.

Fonctionnement de la méthode Kanban pour le recrutement

L’utilisation de Kanban a pris de l’ampleur au cours des dernières décennies et a pris différents formats, allant des cadres physiques au mur aux présentations numériques.

Avec la méthode Kanban, le recruteur doit commencer par imaginer les candidatures reçues comme des étiquettes à classer.

Cette manière d’organiser le pipeline permet à l’ensemble de l’équipe de recrutement d’avoir une excellente visibilité que ce soit en détail ou en global de l’ensemble des candidatures en cours. Bien qu’il s’agisse d’un système virtuel, il peut être mis en place comme un système conventionnel dans le bureau pour suivre les candidats et les étapes auxquelles ils se trouvent.

Comment implémenter la méthode KANBAN dans le cadre d’un recrutement ?

Lors de l’intégration de la méthode Kanban au sein de votre processus de recrutement, mettez l’accent sur la simplicité. Essayer d’apporter trop de détails ou de tâches obscurcira le processus de recrutement et laissera toutes les personnes impliquées se gratter la tête. Pendant que vous fabriquez votre tableau Kanban, il y a quelques étapes à suivre :

  • Décidez comment représenter visuellement votre flux de processus et vos candidats. Idéalement, il devrait être simple pour que tout le monde comprenne. Par exemple – avoir des onglets pour chaque étape de la tâche, et les candidats ajoutés comme sous-étapes mobiles.
  • Limiter le nombre de candidats à une étape du processus afin d’éviter les distractions et les erreurs dues à la surcharge de travail.
  • Concentrez-vous sur le flux des candidats tout au long du processus. Permettre la réitération lorsque des changements de critères ou des surprises, comme par exemple ne pas trouver de bons candidats, surviennent.

Exemple de matrice Kanban pour le recrutement

Pour suivre le processus de sélection dans le cadre d’un recrutement, commencez par choisir si vous souhaitez créer un tableau Kanban physique, avec des post-its et des puces, ou un tableau virtuel, par exemple avec Trello. En optant pour le tableau Kanban physique, vous gagnez en “transparence” et en “visibilité”.

Vous pouvez créer 3 à 5 colonnes selon les phases typiques du processus de sélection dans votre entreprise. Vous effectuez le premier filtrage des candidats et lorsque vous avez déjà 10 ou 12 personnes sur lesquelles vous souhaitez commencer à travailler au Kanban, vous placez leurs photos et des détails pertinents de chaque personne dans un onglet.

Voici un exemple de matrice Kanban très basique pour le recrutement :

Ici, chaque candidat est représenté par une carte Kanban, à laquelle sont ajoutées des informations sur ce candidat. Vous pouvez ensuite déplacer les candidats d’un bout à l’autre du processus de recrutement.

Exemple de matrice Kanban
  • Tri : Traitement et analyse des dossiers de candidatures. Si le candidat correspond au profil recherché, il est admis à la prochaine étape, sinon il sort du processus.
  • Entretien virtuelle : Sont classés dans cette colonne les candidats qui ont un rendez-vous avec une personne des Ressources humaines par téléphone ou au moyen d’une entrevue vidéo. Le recruteur effectue une première approche des candidatures sélectionnées. Celles qui seront validées passeront à la 3ème étape du processus, et celles qui ne le seront pas sortent du processus.
  • Entretien en face à face : Dans cette colonne sont ajoutés les candidats avec lesquels l’entreprise a déjà communiqué. Ces candidats ont donc passé le filtre précédent et sont convoqués dans les bureaux. C’est l’étape qui permet au recruteur et au candidat de créer un lien et valider les aspects métiers. Si le candidat est validé, il passe à l’étape suivante, sinon il sort du processus.
  • Évaluation : Les candidats validés aux différents entretiens passe à cette phase de test.
  • Validation finale : Le candidat est finalement recruté.

L’organisation des colonnes se fera selon les fonctions et les processus interne de recrutement. Cela permet au recruteur de faire un suivi plus simple des candidats et permet d’éviter les erreurs. Le recruteur saura ainsi en temps réel dans quelles étapes du processus se trouve tel ou tel candidat.
Lorsqu’un candidat n’est pas retenu, il faut l’enlever du processus et lui faire parvenir une lettre de refus.



Quels sont les avantages de la méthode Kanban pour le recrutement ?

La méthode Kanban permet : un meilleur suivi, une diminution du nombre d'erreurs, une meilleure performance des recrutements

Une performance plus accrue du recrutement

La méthode Kanban permet de visualiser en un clin d’œil l’étape où se situe chaque candidat dans le processus de recrutement. Cette organisation permet au recruteur de ne pas perdre le fil du recrutement et de faire facilement les suivis.

Moins d’erreurs dans le recrutement

La méthode Kanban permet de créer un processus clair, simple et unique pour tous les collaborateurs de la société. Grâce aux normes instaurées par la méthode, les communications entre les différents services entrant en jeu dans le processus sont plus fluides, ce qui permet d’éviter les erreurs et fait gagner du temps à toute l’équipe. Les normes vont permettre à chacun de savoir la raison du déplacement de chaque candidat dans une colonne vers une autre.

Meilleur suivi du recrutement

En partageant la même compréhension du flux de recrutement, toutes les équipes concernées par le recrutement pourront faire un meilleur suivi et identifier ensemble des opportunités d’amélioration continue.

La méthode Kanban n’est pas seulement appréciée pour les avantages qu’elle apporte, mais aussi pour sa mise en œuvre facile. Votre équipe n’a besoin que de quelques bases initiales pour appliquer la méthode. Cette dernière peut et doit ensuite être affinée peu à peu par l’équipe.

L’utilisation de cartes Kanban pour enregistrer des détails à propos des candidats signifie que vous n’avez pas besoin de lire plusieurs documents ou de vous fier à des feuilles de calcul complexes. Tout ce que vous devez savoir sur le candidat, y compris les notes des intervieweurs, peut être détaillé sur la carte. L’ensemble du processus de recrutement est beaucoup plus rationalisé grâce à l’utilisation de la méthode Kanban.

Sachez que des outils comme Kanbanize vous permettent de personnaliser votre tableau Kanban dans les moindres détails. Kanbanize vous permet de définir vos propres paramètres et de définir des workflows spécifiques, ce qui le rend parfait pour les besoins des ressources humaines.

L'équipe Hunteed

Par L'équipe Hunteed

L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.