L’onboarding est une étape-clé pour consolider une bonne relation entre l’employeur et un salarié nouvellement recruté. Il permet d’intégrer la personne dans l’équipe et dans la culture de l’entreprise. Il permet, en outre, de bien le préparer à son travail et de l’y faire s’y sentir à l’aise.
À distance, cette intégration est plus difficile. Sans la chaleur humaine, le sourire et la communication non verbale de l’intégration de nouveaux salariés en présentiel, tout se complique.
La question sur la bonne méthode d’intégration des nouveaux salariés à distance est donc tout à fait pertinente, à la mesure des enjeux. Voici 4 points essentiels à considérer dans l’accueil et l’onboarding d’un nouveau collaborateur.
Dans une intégration en ligne, le rôle du superviseur ou du manager directement responsable du nouveau salarié est crucial. En effet, il est le premier contact du salarié au sein de l’entreprise. Il doit ainsi être à la hauteur de l’image de marque employeur véhiculée et à la hauteur de ses propres expectations à l’endroit du salarié.
Pour réussir une intégration en télétravail, le superviseur doit entrer en contact avec le nouveau salarié, avant le jour J de l’onboarding. L’objectif : mettre un visage sur les noms et faire sentir au salarié son importance. Une rencontre vidéo de 15 minutes devrait suffire. Il s’agit d’adresser les félicitations au recruté, d’expliquer comment va se passer l'onboarding en question et toutes ces étapes et d’informer sur les ressources que l’entreprise va mettre à la disposition du salarié. Cette rencontre permettra au salarié de rencontrer ses collaborateurs, avec au minimum un visage connu et de dissiper légèrement le malaise.
Le superviseur ne doit pas être avare en informations, sans pour autant obliger à ce que le nouveau salarié mémorise tout du premier coup. Il doit présenter l’entreprise dans sa globalité (organisation, organigramme, culture, valeurs, etc.) et dans ses détails (service spécifique du nouveau salarié, présentation de ses principaux collaborateurs, méthodologie de travail, etc.). Il doit notamment fournir toutes les ressources utiles, y compris les accès, les documents, les outils collaboratifs et les outils de travail.
Dans une intégration en présentiel, le nouveau salarié entre dans les locaux de l’entreprise et se fait remarquer. Il peut aborder les gens ou être abordé. Des conversations informelles ont lieu, en marge des réunions officielles. Dans une intégration à distance, le personnel convié à la visioconférence est déjà limité. Les conversations à deux sont pratiquement inexistantes. Par conséquent, le nouveau salarié aura plus de mal à s’intégrer. Le superviseur doit alors intervenir pour sensibiliser le personnel à l’accueil du nouveau salarié. Une véritable culture de « welcoming » doit être créée. Il faut encourager les prises de contact informel pour créer un esprit d’équipe et un véritable sentiment de cohésion (via les réseaux sociaux et en dehors du réseau formel de l’entreprise).
Il est tout à fait normal d’avoir d’innombrables questions lorsqu’on est nouveau. En présentiel, lorsque son manager est en face manager, elles se posent naturellement. À distance, cela peut s'avérer plus compliqué. En effet, les questions doivent être posées par emails ou par messages instantanés. Toutefois, cela ne peut pas être fait de manière aussi spontanée qu'en présentiel. Pourtant, ces questions créent les échanges et consolident la collaboration. Pour assurer la qualité de l’intégration d’un nouveau salarié, le responsable de l’onboarding doit donc être ouvert aux questions, le signifier au salarié et répondre à toute interrogation.
Les écrans créent de la distance et un formalisme. Pour atténuer les travers d'une relation trop formelle, le manager doit se montrer accessible et humain. Quoi de plus humain que d’admettre ses limites ? Il faut que le nouveau salarié comprenne qu’il est justement là pour corriger les faiblesses actuelles de l’entreprise, qu’il est important au sein de l’organisation.