Dans un processus de recrutement, il y a deux étapes difficiles : trouver le candidat idéal et savoir “bien” refuser les candidatures qui n’ont pas été retenues. Les lettres de refus, longtemps négligées par les recruteurs, sont aujourd’hui d’une importance capitale. En effet, c’est votre marque employeur qui est en jeu, c’est-à-dire votre réputation auprès des futurs candidats.
Selon une étude Hello Work, 78% des candidats déclarent que l’expérience candidat ont un impact direct sur leur vision de l’entreprise.
Il est donc tout à fait légitime de parler d’humanisation des lettres de refus. Ceci fait partie intégrante de votre marque employeur, mais aussi votre image auprès du grand public. En fait, le processus de recrutement en entier forme un cercle : c’est en sachant refuser humainement une candidature que vous attirerez plus de talents et qu’il vous fera facile de trouver la bonne personne. L’inverse est tout autant possible.
Un candidat, même refusé, s’il a ressenti de la bienveillance durant son processus de recrutement pourra s’avérer être un ambassadeur auprès d’autres candidats.
Monsieur X,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise. Cependant, nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue.
La compagnie ABC
Cet exemple montre le type de lettre de refus qui peut occasionner un impact négatif sur votre marque employeur. Dépersonnalisée et ne fournissant aucune autre explication au candidat que le fait qu’il soit refusé, elle risque de décourager les futures candidatures chez vous et renvoi de votre entreprise une image froide et austère.
Les trois erreurs majeures de cette lettre auront été :
Dans une communication humaine, l’identité de son interlocuteur est un minimum de considération requis. Il est vrai que c’est l’entreprise qui recrute mais la personne du recruteur doit assumer et prendre la responsabilité de son refus.
Il est vrai que lorsqu’on reçoit des centaines de candidatures, envoyer des lettres de refus personnalisées à chacun de ces candidats pourrait s’avérer très difficile. Cependant, c’est un travail à faire et que l’on peut facilement déléguer afin de maintenir votre image. Ceci est d’autant plus nécessaire lorsque le candidat refusé aura déjà atteint un stade avancé dans le processus de recrutement et qu’il aura donc déjà eu des interactions directes avec des collaborateurs de votre entreprise.
La lettre est restée sèche en se focalisant uniquement sur le refus de la candidature. Bien qu’il n’existe aucune obligation légale de motiver un refus, une simple explication sur les raisons qui ont fait qu’une autre personne ait été choisie permet de dissiper beaucoup de malentendus (une accusation de discrimination par exemple) et d’encourager le candidat dans ses futures recherches.
Pour humaniser vos lettres de refus et ainsi capitaliser sur votre marque employeur, il faut donc que la lettre de refus présente quelques points caractéristiques :
Prenez vos responsabilités en signant la lettre de votre nom, suivi de votre titre au sein de l’entreprise. Ne vous cachez pas derrière le seul nom de votre entreprise ou un intitulé de service très formal. Il n’y a rien de plus angoissant que de constater qu’au final, « personne » – au sens littéral du terme, ne s’est donnée la peine de se soucier de sa candidature. Évitez également les pronoms impersonnels tels que « on » ou « nous ».
Elle doit énoncer clairement la raison du refus de la candidature. Attention à ne pas être trop diplomate pour, au final, étourdir le candidat quant à votre réelle réponse. Vous devrez fournir de la « vraie » information au candidat refusé pour l’aider à comprendre ce qui lui a manqué. Il ne s’agit pas d’une simple formule de politesse mais d’une explication véritable sur l’écart entre son profil et le profil recherché. Autant que possible, basez-vous sur des éléments objectifs (manque d’expérience, une mise en situation qui a échoué, un test psycho non probant – avec ses notes, …).