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Comment construire un excellent tableau de bord de recrutement ?

Par L'équipe Hunteed

Un tableau de bord permet de visualiser, de suivre et d’exploiter facilement les données pertinentes sous forme de chiffres, de ratios et de graphiques. On appelle également ces données des indicateurs ou KPIs. Elles se rapportent à des objectifs et aident à prendre les meilleures décisions. Comme chaque dirigeant, chef d’équipe, cadre ou manager, un recruteur doit en détenir un afin d‘optimiser l’organisation et l’efficacité de son processus de recrutement.

Un tableau de bord de recrutement vous offre un aperçu des informations exploitables concernant le recrutement. Il vous aide aussi à anticiper les obstacles et à planifier vos prochaines actions. Saviez-vous que seules 14% des entreprises sont passées du reporting à l’analyse au sein du département RH/recrutement ? Bâtir un excellent tableau de bord de recrutement peut donc vous aider à avoir une longueur d’avance par rapport à la concurrence.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer le tableau de bord de recrutement parfait pour booster vos campagnes de recrutement. Mais avant, examinons d’abord les plus grands avantages de créer un dashboard.

Les trois principaux avantages de la création d’un tableau de bord de recrutement

Avantages d'un tableau de bord de recrutement

1. Pour voir les données importantes liées au recrutement à portée de main

Le principal avantage de la création d’un tableau de bord de recrutement est qu’il présente visuellement toutes les données utiles. Cela vous permet de voir très facilement les tendances, les faits saillants et même les problèmes à résoudre.

Par exemple, un coup d’œil au tableau de bord peut vous montrer que vos équipes techniques perdent beaucoup trop de temps à remplir les métriques. Faire cela à partir d’un tableau de nombre nécessiterait beaucoup de traitement et donc beaucoup plus de temps.

2. Pour avoir des données exploitables

Un tableau de bord de recrutement vous donne uniquement les informations dont vous avez besoin pour le processus et non divers autres points de données distrayants qui l’entourent.

Un dashboard sur le roulement du personnel (ou turnover) peut notamment vous indiquer l’origine des employés qui ont le plus démissionné. Par exemple, vous pourriez constater que les candidats recrutés par un recruteur en particulier ont du mal à s’intégrer.

Votre tableau de bord de recrutement est destiné à vous montrer une vue d’ensemble de tels schémas alarmants. Vous pouvez alors approfondir et enquêter sur la question afin de trouver les meilleures solutions à mettre en place.

3. Pour économiser de l’argent

Vous pouvez faire en sorte que vos différents outils de recrutement interagissent entre eux et échangent des données, mais cela nécessiterait un développement personnalisé ou une solution d’intégration avec un tiers. Ces deux solutions sont assez onéreuses. Et même si vous pouvez échanger toutes les données entre toutes vos solutions de recrutement, vous devrez toujours rassembler les données brutes et les filtrer pour que cela ait du sens.

En revanche, pour créer un tableau de bord, il suffit d’exporter les données proposées par ces outils, ce qui n’est généralement pas un problème car la plupart propose la fonction d’exportation, et de les trier.

Voyons maintenant comment créer un tableau de bord de recrutement efficace pour votre entreprise.

Un simple processus de 3 étapes pour créer un tableau de bord de recrutement

Étapes de création d'un tableau de bord de recrutement

N’oubliez pas que les besoins de recrutement d’une entreprise à forte croissance sont différents de ceux d’une jeune entreprise ou d’un commerce de détail. Ce qui signifie qu’il n’existe pas de tableau de bord de recrutement standard qui puisse fonctionner pour toutes les sociétés. Nous vous recommandons vivement de créer le vôtre à partir de zéro. Voici les étapes à suivre !

Étape 1 : Choisir les KPIs et préparer les données du tableau de bord de recrutement

Le but de votre tableau de bord est de répondre aux questions les plus urgentes sur vos indicateurs clés de recrutement (KPIs).

Ainsi, la première étape consiste à identifier les différents KPIs qui vous aideront à faire de bonnes analyses.

Voici une liste non exhaustive des indicateurs que vous pourriez inclure dans votre tableau de bord :

  • Efficacité de l’outil de sourcing
  • Nombre de candidatures reçues
  • Diversité des candidatures reçues
  • Temps passé avant la réception du 1er CV
  • Durée du processus de recrutement
  • Qualité du recrutement
  • Coût par recrutement
  • Candidats par poste vacant
  • Nombre de refus de candidats
  • Satisfaction des candidats

Une fois que vous avez choisi les indicateurs à afficher sur votre tableau de bord, il est temps de dresser une liste de tous les outils qui disposeraient des données correspondantes.

Par exemple, si vous interrogez tous vos candidats sur leur expérience de recrutement au sein de votre entreprise, il faut exploiter l’outil de recueil de satisfaction qui contiendrait vos données relatives à l’expérience candidat.

De même, si vous envoyez un email à tous les candidats qui n’acceptent pas votre offre, leurs réponses par email contiendront les raisons du refus.

Par ailleurs, votre outil d’évaluation des candidats vous montrera quelle source envoie le plus de candidats avec une meilleure capacité d’adaptation.

Collectez et exportez toutes les données pertinentes de l’ensemble de vos sources et placez-les dans une feuille de calcul. Mettez cette feuille de calcul au propre car ce sont les mêmes données qui se refléteront dans votre tableau de bord.

Étape 2 : Créer les bons graphiques pour votre tableau de bord de recrutement

Une fois que vous avez toutes les données dont vous avez besoin pour construire votre tableau de bord de recrutement, la prochaine étape consiste à choisir la bonne représentation.

Les tableurs de Google et les feuilles de calcul Excel offrent d’excellents graphiques de représentation des données. Votre travail consiste donc à choisir le modèle le plus pertinent.

Voici quelques exemples :

  • Si vous souhaitez simplement répertorier le nombre de visiteurs mensuels de votre page Carrière, vous devez utiliser un simple tableau numérique.
  • Si vous voulez comprendre dans quelle zone géographique vous avez le plus de facilité à recruter pour adapter vos critères de mobilités, analyser où ont été réalisés vos derniers recrutements peut s’avérer précieux. Donc, la meilleure option ici est d’afficher ces données à l’aide d’une carte thermique. En un seul coup d’œil sur le widget, vous saurez où se situent les viviers de candidats les plus prometteurs. Dans le même temps, vous en apprendrez davantage sur les secteurs non représentés.
  • Si vous voulez consulter la parité au sein de vos effectifs, vous pouvez utiliser un simple graphique circulaire. Il en est de même pour les niveau d’étude ou le nombre d’années d’expérience.
  • Si vous voulez identifier les tendances dans la façon dont vos candidats entrent et avancent dans votre processus de recrutement, vous pouvez utiliser un graphique en entonnoir (ou funnel de conversion) qui vous montrera les performances des différentes étapes de vos processus de recrutement.

Étape 3 : Planifier la hiérarchie des données de votre tableau de bord de recrutement

La qualité et l’utilité de votre tableau de bord de recrutement dépendent de celles de sa hiérarchie de données.

Alors, quelle est vraiment la hiérarchie des données ? Il s’agit de l’ordre dans lequel votre tableau de bord affiche les données.

Prenons l’exemple d’un compte Google Analytics. Les statistiques de trafic de votre dernière semaine constituent la première chose que vous y voyez. Ensuite, vous voyez comment ce trafic a atterri sur votre site Web. Ces données permettent ensuite d’accéder à des informations plus détaillées lorsque vous faites défiler vers le bas.

De même, votre tableau de bord de recrutement doit également vous montrer immédiatement les informations les plus importantes. Si l’objectif de votre dashboard est d’analyser le maillage territorial de votre entreprise, vous pouvez commencer votre tableau de bord avec une carte montrant les différents recrutements effectués par localité.

Assurez-vous d’investir suffisamment de temps pour réussir cette étape. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez avec un tableau de bord de recrutement avec une fière allure mais peu ou difficilement exploitable. Arrangez donc vos widgets de manière significative.

Donner vie au tableau de bord de recrutement en le rendant ergonomique

Enfin, lorsque votre tableau de bord de recrutement est rempli, il est temps de le rendre exploitable.

Vous pouvez le faire en créant une touche de couleurs esthétiques mais pas trop distrayantes ! Vous pouvez aussi utiliser les options de mise en forme proposées par votre outil de tableau de bord.

Pour vous inspirer, consultez des modèles de tableaux de bord en ligne. Vous n’aurez que l’embarras du choix. Les couleurs et la mise en page peuvent faciliter encore plus la lecture du dashboard.

Si nécessaire, vous pouvez même faire appel à un professionnel du design pour vous créer un dashboard lisible et agréable.

Maintenir la précision du tableau de bord de recrutement

Afin de préserver la précision de votre dashboard de recrutement, il faut le mettre à jour chaque fois que vous obtenez de nouvelles données ou qu’une donnée déjà existante devient obsolète ou inexploitable.

Certaines informations, comme le trafic vers votre page Carrière, pourraient être mises à jour une fois par mois. Alors que d’autres, comme les postes ouverts ou pourvus, pourraient avoir besoin de mises à jour à mesure qu’ils changent.

Les données provenant d’autres outils peuvent demander plus d’efforts. Par exemple, si vous utilisez votre tableau de bord pour afficher vos sources de candidatures, vous devrez importer de nouvelles données directement depuis votre ATS (Applicant Tracking System) ou de les importer depuis une feuille de calcul.

Pour vous assurer que toutes les mises à jour manuelles sont réalisées, prévoyez du temps à part pour cette tâche. Vous pouvez ajouter un événement récurrent dans votre planning et bloquer une heure dédiée exclusivement à la mise à jour de vos données. Vous pouvez également créer une liste de contrôle avec tous les indicateurs que vous devez mettre à jour.

CONCLUSION

Comme vous pouvez le constater, la création d’un tableau de bord de recrutement demande du temps et de l’effort. Il faut suivre 3 étapes bien distincts pour que les données insérées dans le tableau soient totalement exploitables et apportent une valeur ajoutée au processus de recrutement. De plus, il faut peaufiner sa présentation visuelle, ce qui demande encore plus de temps.

Mais une fois que votre tableau de bord de recrutement est prêt, il deviendra votre outil de prédilection pour consulter toutes les informations dont vous avez besoin en tant que recruteur. Il vous aidera à élaborer vos stratégies de recrutement avec efficacité. De plus, il suffira de mettre à jour votre dashboard pour qu’il demeure exploitable sur le long terme.

Pour mesurer l’efficacité de vos recrutements externalisés, vous pouvez toujours vous reposer sur Hunteed.

Hunteed est la plateforme digitale de recrutement qui vous permet de gérer en un seul outil l’ensemble de vos recrutements externalisés.
Une fois vos besoins en recrutement publiés, les cabinets en recrutement inscrits sur Hunteed peuvent vous recommander des candidats qualifiés et vous accompagner durant tout le processus de recrutement.

Sur la plateforme vous pourrez suivre de manière efficace les performances des différentes étapes du recrutement (réception du 1er candidat, nombre de candidature, nombre de candidats en entretien, nombre de recrutement réussis, …).

L’équipe Hunteed se tient à votre disposition pour vous aiguiller sur les meilleurs KPIs à analyser pour évaluer la performance de vos recrutements.

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L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.