Comment réduire le temps de recrutement ?

Par L'équipe Hunteed

Écourter le temps de recrutement est souvent une mesure nécessaire pour éviter qu’un service ne soit en sous-effectif trop longtemps.

En effet, quand un service est en sous-effectif sur une durée prolongée, cela peut avoir des répercussions sur la productivité et la motivation de tout le personnel d’une société. D’autant plus qu’un long processus de recrutement est toujours lourd de conséquences sur le budget de l’organisation.

Selon les statistiques officielles, un recrutement dure généralement 9 semaines mais plus de 40 % des postes vacants restent inoccupés encore plus longtemps. Pour éviter que le problème n’atteigne votre entreprise, il faut vite agir sur des leviers spécifiques.

5 meilleures astuces pour réduire son temps de recrutement

Le vieil adage disant que le temps c’est de l’argent prend un sens littéral dans l’univers du recrutement. Pourtant, de plus en plus d’entreprises ont du mal à pourvoir à temps leurs postes, surtout ceux qui ont un grand impact pour la gestion de l’entreprise. Il n’est pas rare de voir des dirigeants se désespérer d’une perte de leur chiffre d’affaire à cause de l’incapacité du service recrutement à dénicher de bons talents dans les meilleurs délais.

Trouvez ici les moyens les plus efficaces pour pallier ce genre de problème.

1. La gestion du vivier des candidats pour réduire le temps de recrutement

Anticiper les futurs recrutements

Parmi les rôles principaux du gestionnaire d’embauche, gérer le vivier de talents pour anticiper les recrutements futurs est crucial. À partir du moment où il a connaissance qu’un poste est à pourvoir, il doit vérifier dans le CVthèque de l’entreprise si un candidat prometteur a déjà postulé pour un ancien poste ou envoyé sa candidature de manière spontanée est encore disponible ou intéressé par l’offre d’emploi.

Garder un lien avec les meilleurs postulants

Par ailleurs, inciter les candidats à s’inscrire dans le réseau de talents de la société en leur suggérant de continuer à recevoir des informations concises sur les offres d’emploi ouvertes peut être stratégique. Les responsables recrutement doivent essayer de bâtir et maintenir un lien avec les meilleurs postulants pour gagner leur confiance et renforcer la marque employeur par la même occasion. Ainsi, dès qu’un poste se libère, vous saurez déjà qui contacter.

Veille sur les réseaux sociaux et CVthèques

Les CVthèques externes et les réseaux sociaux sont également à surveiller de près et en permanence. Dans le marché cadre, les meilleurs talents ne postulent pas directement sur les jobboards et  ne répondent pas non plus à des offres d’emploi puisqu’ils sont souvent déjà très sollicités. Il leur suffit de publier leur CV sur des CVthèques et à se rendre visibles sur les réseaux sociaux professionnels pour recevoir des offres. Il faut savoir les repérer au meilleur moment, de préférence le plus rapidement possible.

Gestion du vivier de candidats
La gestion du vivier de candidats

2. Réduire le temps de recrutement en rédigeant et en diffusant une offre de qualité

Une offre d’emploi de qualité : la base

Plusieurs entreprises, surtout les PME, négligent la qualité de l’offre d’emploi qui inclut la forme et la qualification du projet. Il faut vendre le poste en mettant en place une stratégie marketing adaptée qui commence par l’emballage. Il faut directement capter l’attention des cibles avec un visuel pertinent qui reflète le savoir-faire de l’entreprise. Ensuite, le contenu doit être bien réfléchi. Il est obligatoire que tous les cadres impliqués dans le recrutement (PDG, DRH, directeur technique, opérationnels, etc.) se concertent pour la définition de la fiche de poste.

Consultez notre article conseil sur la rédactions des annonces de recrutement

Bien renseigner les informations sur le poste

Il arrive souvent que des candidats soient très enthousiastes pour faire des entretiens d’embauche mais finissent par décliner l’offre au dernier moment. La principale cause est le manque d’informations sur le poste dans le texte de l’offre. Un candidat compétent qui remarque un écart entre la définition du poste dans la fiche qu’il a lue et celle expliquée par le ou les responsables qui le reçoivent en entretien émettra d’emblée un doute sur l’organisation interne de la société.

Profitez de la digitalisation pour la diffusion de l’offre

Une offre bien rédigée avec des informations pertinentes et complètes attirent les candidats prospectés plus rapidement. Et à propos de la diffusion de l’annonce, les outils numériques sont les plus efficaces à l’heure où tout le monde reste connecté en permanence sur Internet.

N’hésitez pas à demander une démonstration de notre plateforme Hunteed pour la diffusion de vos annonces.

3. Réduire le temps de recrutement : La valorisation des candidats

Pour réduire le temps de recrutement, soyez réactif !

La pénurie de talents est une dure réalité à laquelle chaque entreprise doit faire face, en particulier pour les profils cadres. Les candidats qualifiés sont donc en position de force et peuvent se permettre de comparer les offres qui leur sont proposées avant d’accepter le moindre entretien. Pour les convaincre, il faut trouver des moyens pour les valoriser. Et en cela, la réactivité est la première arme à déployer. Il faut leur répondre le plus vite possible afin de montrer que vous êtes vraiment intéressé par leur profil.

Les logiciels de gestion des candidatures

Cela peut paraître plus facile à dire qu’à faire mais heureusement, un grand nombre de logiciels performants spécialement conçus pour recevoir et gérer les candidatures existent. Les logiciels de gestion des candidatures ou Applicant Tracking System (ATS) offrent des solutions intelligentes telles que l’envoi automatique de réponses personnalisées. Le gain de temps sera remarquable et cela vous évitera de vous faire devancer par la concurrence. De leur côté, les candidats seront flattés par votre réactivité à leur égard.

Consultez les fonctionnalités de la plateforme Hunteed

4. Réduire le temps de recrutement : L’accord interservices

La chasse aux talents implique une prise de décision rapide pour ne pas passer à côté d’un profil rare. Pour réduire le temps de recrutement, il faut que dirigeant, managers et service de recrutement arrivent à se mettre d’accord très vite sur les nouvelles embauches. L’autre avantage des logiciels de gestion des candidatures est qu’ils permettent d’échanger en temps réel à propos des candidats. Ainsi, toutes les parties prenantes peuvent participer en simultané à la prise de décision concernant les candidats à retenir. Il est donc important d’attribuer à chaque service un temps bien défini pour remplir la part qui est de sa responsabilité dans le processus de recrutement. L’ultime objectif est de pouvoir prendre une décision finale dans les meilleurs délais.

Accélérer la prise de décision
L’accord interservice pour accélérer la prise de décision

Si vous choisissez une plateforme, veuillez à ce qu’elle propose des fonctionnalités collaboratives comme Hunteed.

5. L’utilisation des entretiens vidéo pour réduire le temps de recrutement

Pour accélérer le processus de recrutement, il est parfois préférable d’avoir recours à un outil de visio-recrutement.

La méthode de présélection classique consiste à émettre des appels téléphoniques pour jauger les candidats les plus prometteurs. L’efficacité de cette technique n’est pas remise en cause mais on peut quand même lui reprocher d’être chronophage. Pour gagner du temps, faites appel à un dispositif de vidéo différée. Le principe est simple : le responsable recrutement enregistre quelques questions clés et demande aux candidats d’y répondre en vidéo.

Avantages :

L’entreprise n’est pas la seule à gagner en avantages avec cette méthode, les candidats peuvent également répondre quand ils veulent et dans les meilleures conditions. Tout ce que le recruteur aura à faire est de visionner les vidéos de candidature en fonction de sa disponibilité. Et en plus de donner la possibilité de vérifier les points factuels tels que les prétentions salariales et la flexibilité des postulants, l’outil permet aussi d’avoir une idée sur leurs qualités d’expression. Le responsable recrutement pourra ensuite transférer les vidéos par mails aux autres décisionnaires dans le processus de recrutement.

Visio-recrutement
Les avantages d’un outil de visio-recrutement

Les inconvénients d’un long processus de recrutement

Démotivation du reste du personnel

Comme il est déjà mentionné auparavant, des postes qui demeurent inoccupés sur une longue période peuvent vite constituer un handicap pour toute l’organisation. Tout d’abord, d’autres employés peuvent se trouver dans l’obligation d’augmenter leurs efforts pour que le manque de personnel n’ait pas d’impact sur la production en général. Cela risque de les démotiver et si vous tardez à recruter de nouveaux employés compétents, les démissions peuvent même survenir pour empirer les choses.

La concurrence

En outre, les talents se font de plus en plus rares. Quand vous êtes certain des qualifications, des talents et de la compatibilité d’un candidat pour le poste à pourvoir, ne prenez pas le risque d’hésiter à l’embaucher. Autrement, vous pourriez être surpris par la rapidité d’un concurrent avisé à le persuader de rejoindre son équipe. Il faut être réactif et savoir convaincre rapidement un bon candidat pour éviter de devoir tout reprendre à zéro et de perdre du temps précieux.

Atteinte à la marque employeur

D’un autre côté, la capacité de la fonction recrutement à dénicher des talents en peu de temps améliore la marque employeur. Pour les candidats, c’est le signe que l’entreprise traite bien ses candidats et donc certainement ses salariés et que par conséquent les conditions de travail sont attrayantes et satisfaisantes. En revanche, un poste qui reste à pourvoir longtemps peut être suspect aux yeux des postulants. Par ailleurs, réduire le temps de recrutement revient à limiter les dépenses financières investies dans l’opération.

Inconvénients d'un processus de recrutement long
Un processus de recrutement long : quels inconvénients ?

Les différentes phases du recrutement

Afin de pouvoir gérer correctement le temps consacré au recrutement, il est essentiel de connaître les étapes incontournables de son processus. Recruter de nouveaux employés est une décision importante pour le développement de l’entreprise et chacune des phases du processus citées ci-après tient un rôle essentiel pour l’efficacité de l’embauche.

La définition du besoin de recrutement

Est-ce qu’un départ à la retraite ou une démission doit toujours solder par une nouvelle embauche ? C’est une question qu’un dirigeant et qu’un Responsable des Ressources Humaines doivent toujours poser avant de rédiger une fiche de poste. Bien évidemment, si le poste à pourvoir est à grand impact sur la gestion de la société, un recrutement doit être finalisé au plus vite. Si ce n’est pas le cas, il est recommandé de bien définir les vrais objectifs de l’employé envisagé. Attention ! Le but n’est pas de déléguer les tâches à d’autres travailleurs mais de savoir si l’organisation peut se passer de ces tâches. Il faut ensuite déterminer le nombre de postes vacants qui nécessitent vraiment des nouvelles recrues.

La rédaction de l’offre d’emploi

La fiche de poste ne doit pas être incomplète ou restrictive pour éviter que les candidats ne déclinent l’offre à l’issu de l’entretien individuel, autrement dit lorsqu’ils en apprennent plus sur le poste et les conditions de travail. Il faut montrer de manière explicite la nature du métier et le type de contrat proposé (CDD, CDI, intérim), sans oublier l’intitulé du poste qui doit être clair et précis pour n’induire personne en erreur. À noter que si la rémunération n’est pas forcément à afficher dans l’annonce, il est fortement conseillé d’aborder le sujet dès votre première prise de contact avec les candidats qui vous intéressent le plus. Cela vous évitera de poursuivre le processus avec des personnes qui risquent de ne pas accepter votre proposition à cause du salaire qui ne leur conviendrait pas.

La diffusion de l’offre d’emploi

Il est temps maintenant de choisir les plateformes et les supports pour diffuser votre offre d’emploi dans le but d’atteindre les meilleurs talents. Vous pouvez faire appel à une agence ou un cabinet de recrutement qui se chargera de tout. Mais il est tout à fait possible de confier directement la tâche au responsable recrutement. Depuis quelques années, Internet est devenu le moyen de prédilection pour gagner en visibilité mais encore faut-il savoir sur quelles plateformes digitales publier l’offre. Les réseaux sociaux, les sites d’emploi et les jobboards sont souvent les plus privilégiés consultés par les candidats. Selon ce que vous choisirez, vous pourrez vous assurer un flux de candidatures entrantes. Plutôt que de de vous éparpiller sur un grand nombre de sources en espérant capter le plus grand nombre de candidature, privilégiez des plateformes spécialisées qui vous permettront de cibler plus naturellement votre audience.

En diffusant vos besoins en recrutement sur Hunteed, vous vous faites accompagner par des professionnels du recrutement pour recevoir des candidats qualifiés et rencontrés.

La sélection des bons candidats

Ça y est ! Le responsable recrutement a publié votre fiche de poste sur les bonnes plateformes et les candidatures explosent la boîte mail de la société ! Le plus dur reste à faire : le tri des dossiers. Il faut commencer par une présélection en privilégiant les CV et les lettres de motivation les plus cohérents par rapport au profil recherché.

Suite à cette sélection des CVs, on procède à l’appel de présentation des candidats et/ou entretien en vidéo différé.

Après cette première approche consistant à vérifier l’adéquation du candidat au poste proposé, le responsable recrutement demande des entretiens physiques ou à distance si le candidat est géographiquement éloigné (plusieurs entretiens à prévoir).  Eventuellement, il est nécessaire de faire passer des tests d’aptitude ou d’assesment pour savoir qui est le mieux méritant du poste à pourvoir en se basant principalement sur des critères tels que la personnalité ou l’intelligence émotionnelle. La dernière étape bien évidemment consiste à la sélection du candidat final.

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L’équipe Hunteed, c’est toute une palette d’experts avérés dans leur domaine. La somme de leurs talents ? La maîtrise du digital, la connaissance approfondie du recrutement, de la relation candidat et de l’approche commerciale des entreprises, en passant par la compréhension des enjeux propres aux consultants en recrutement.